구글 드라이브 공유 드라이브(Shared Drive)와 내 드라이브의 차이
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공유 드라이브와 내 드라이브.
글의 서두에 말씀드린 것처럼 구글은 친절한 듯 하면서도 상당히 불친절합니다.
공유 드라이브(Shared Drive)와 내 드라이브(My Drive) 차이
구글 드라이브는 같은 저장소 서비스이지만, 개인 중심인지·팀 중심인지에 따라 기능이 크게 달라집니다. 특히 조직 단위로 구글 워크스페이스를 사용하는 경우, 어떤 드라이브를 선택하느냐에 따라 문서 소유권·권한 관리·협업 방식이 완전히 달라집니다.
아래에서는 두 시스템의 구조적 차이를 먼저 살펴보고, 실제 사용 시 어떤 선택이 더 적합한지도 함께 정리해보겠습니다.
1. ‘소유권(Ownership)
● 내 드라이브(My Drive)
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파일 소유자는 개인(계정 본인)
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내가 계정을 삭제하거나 탈퇴하면, 파일도 함께 사라지거나 공유가 끊길 수 있음
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팀 프로젝트 자료를 올릴 경우, 퇴사·이동·계정 변경 시 자료가 미아가 되는 문제가 자주 발생
● 공유 드라이브(Shared Drive)
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파일 소유자는 팀/조직 전체
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구성원이 탈퇴해도 파일은 그대로 유지
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여러 사람이 문서를 다뤄도 소유권 충돌이 없음
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장기적인 조직 관리 관점에서 더 안정적인 구조
2. 구성원 권한 구조가 완전히 다르다
내 드라이브(My Drive)
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기본적으로 모든 권한은 파일/폴더 단위로만 공유
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“보기 / 댓글 / 편집” 정도의 권한만 있고 기능 제한적
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폴더를 공유하면 구성원 관리가 복잡해지고, 깊은 하위 폴더는 권한이 꼬일 때가 많음
공유 드라이브(Shared Drive)
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드라이브 단위의 역할(Role) 권한 시스템을 지원
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드라이브 전체를 통합적으로 관리 가능
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역할 예:
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관리자(Manager) : 모든 권한
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콘텐츠 관리자(Content Manager) : 삭제·이동 포함 전체 편집
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기여자(Contributor) : 파일 업로드·수정 가능
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댓글 작성자(Commenter)
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보기 전용(Viewer)
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조직형 프로젝트나 회사 내부 문서 관리에는 공유 드라이브가 훨씬 효율적입니다.
3. 파일 이동 방식의 차이
My Drive → Shared Drive 이동
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가능
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단, 개인이 소유한 파일을 조직 소유로 이전하는 의미
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이전 후에는 개인 소유가 아니므로 완전히 공유 드라이브 소속이 됨
Shared Drive → My Drive 이동
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원칙적으로 불가능
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조직 자산이 개인 드라이브로 빠져나가는 것을 방지하기 위한 정책
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관리자 권한이 있어도 일반 복사 방식만 가능
이 구조 때문에, 한 번 공유 드라이브로 옮긴 자료는 “팀 자료”라고 생각하는 게 편합니다.
4. 휴지통·복구 시스템의 차이
내 드라이브(My Drive)
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내가 지운 파일은 내 휴지통에
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다른 사람이 지운 파일은 내가 모르는 사이 영구 삭제될 수 있음
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복구 권한이 개인별로 제한적
공유 드라이브(Shared Drive)
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드라이브 내 휴지통이 공유됨
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모든 구성원이 자신이 지운 파일을 확인 가능
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관리자 역할은 휴지통에서 파일을 복구할 수 있어 팀 자료를 더 안전하게 유지할 수 있음
5. 검색·문서 정리 방식의 차이
내 드라이브(My Drive)
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개인 기준으로 검색
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공유받은 파일이 많아지면 폴더 구조가 복잡해지고 찾기 어려움
공유 드라이브(Shared Drive)
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드라이브 전체가 구조적으로 정리됨
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‘팀 폴더’ 같은 느낌으로 문서를 종류별로 관리하기 쉬움
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여러 사람이 동시에 문서 구조를 유지할 수 있어 장기 프로젝트에 적합
6. 사용 목적에 따른 선택 기준
공유 드라이브가 적합한 경우
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회사/조직/동아리/팀 프로젝트 자료
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구성원이 수시로 바뀔 가능성이 있을 때
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문서 소유권을 조직이 가져가야 할 때
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수백 개 이상의 파일을 체계적으로 관리해야 할 때
내 드라이브가 적합한 경우
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개인적 문서, 백업, 사진, 개인 저장 용도
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지극히 개인 프로젝트
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외부 공유가 많지 않을 때
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드라이브를 구조적으로 관리할 필요가 없을 때
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