구글 드라이브 공유파일 접근 기록 확인하는 방법.
👉 구글 드라이브 파일, 폴더 공유 방법. 링크 공유 vs 사용자 초대 차이.
구글 드라이브 공유 파일 접근 기록.
구글 드라이브에 대한 포스팅을 이어가고 있습니다.
구글 드라이브에서 파일을 공유한 뒤 가장 많이 궁금해하시는 부분 중 하나가 “누가 이 파일에 접근했는지 확인할 수 있는가”입니다.
구글 드라이브는 제한적인 범위 내에서만 접근 기록을 확인할 수 있으며, 계정 유형에 따라 확인 가능한 정보의 수준이 다릅니다.
먼저 개인 구글 계정 기준으로 확인 가능한 방법입니다.
구글 드라이브 웹에서 특정 파일을 선택한 뒤 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 [파일 정보] → [활동]을 선택하면 해당 파일에 대한 최근 활동 내역을 확인할 수 있습니다. 여기에는 파일이 언제 수정되었는지, 누가 편집했는지, 공유 설정이 변경되었는지 등의 정보가 표시됩니다.다만 이 활동 기록은 ‘열람만 한 사용자’의 상세 기록까지는 보여주지 않습니다. 즉, 링크를 통해 파일을 열었는지 여부, 몇 번 열었는지와 같은 열람 로그는 개인 계정에서는 확인할 수 없습니다.
두 번째로 확인해야 할 기능은
활동 대시보드(Activity Dashboard)입니다.
구글 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션과 같은 구글 문서 파일의 경우, 상단 메뉴에서 도구 → 활동 대시보드를 선택하면 파일에 접근한 사용자의 목록과 마지막 열람 시점을 확인할 수 있습니다. 이 기능은 ‘누가 문서를 열어봤는지’ 정도의 정보는 제공하지만, 열람 시간의 정확한 시각이나 다운로드 여부까지는 확인할 수 없습니다. 또한 이 기능은 모든 파일 형식에서 제공되지 않으며, PDF나 이미지 파일에는 적용되지 않는 경우가 많습니다.
다음으로 구글 워크스페이스(기업·학교 계정) 사용자의 경우입니다.
워크스페이스 계정에서는 관리자 권한을 통해 훨씬 상세한 접근 기록을 확인할 수 있습니다.
관리자 콘솔의 감사 로그(Audit Log)를 사용하면 파일 열람, 다운로드, 공유, 권한 변경 등 다양한 행동을 기록 단위로 확인할 수 있습니다. 다만 이 기능은 일반 사용자에게는 제공되지 않으며, 조직 관리자만 접근 가능합니다. 개인 블로거나 일반 사용자라면 해당 기능은 현실적으로 사용하기 어렵습니다.
여기서 반드시 짚고 넘어가야 할 구글 드라이브 접근 기록의 한계점도 있습니다.
첫째, ‘링크가 있는 모든 사용자’로 공유된 파일은 누가 접근했는지 정확히 식별할 수 없습니다. 로그인하지 않은 상태로 접근한 사용자는 기록 자체가 남지 않습니다.
둘째, 열람 기록은 일정 기간이 지나면 자동으로 사라지거나 제한적으로만 표시됩니다. 장기적인 접근 이력 추적 용도로는 적합하지 않습니다.
셋째, 파일을 다운로드한 이후의 사용 행위는 구글 드라이브에서 추적할 수 없습니다.
이러한 한계를 보완하기 위한 실질적인 관리 방법도 함께 알아두시는 것이 좋습니다.
중요한 파일의 경우 반드시 ‘특정 사용자 초대 방식’으로 공유하고, 링크 공유는 최소화하는 것이 안전합니다. 또한 권한을 ‘보기’로만 설정하더라도 필요에 따라 열람 종료 후 공유를 해제하는 습관이 중요합니다. 파일 접근 여부를 보다 명확히 파악해야 한다면, 문서 내부에 변경 이력을 남기거나 워크스페이스 계정 사용을 고려하는 것도 하나의 방법입니다.
정리하자면, 구글 드라이브는 기본적으로 보안과 편의성에 초점을 둔 서비스이기 때문에, 개인 계정에서는 상세한 접근 로그 제공에 한계가 있습니다. 따라서 접근 기록 확인 기능을 과신하기보다는, 공유 방식 자체를 신중하게 설계하는 것이 가장 확실한 관리 방법이라고 볼 수 있습니다.
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